E-rēķini Latvijā visiem uzņēmumu savstarpējiem darījumiem kļūs obligāti no 2028. gada 1. janvāra. Līdz termiņam vēl ir vairāk nekā gads, taču uzņēmumiem, kuri šobrīd rēķinus joprojām sagatavo PDF formātā un nosūta e-pastā, pārmaiņas būs daudz lielākas par viena faila formāta nomaiņu. Mainīsies rēķinu sagatavošana, nosūtīšana, nodošana VID un arī ierastā kļūdu labošanas kārtība.
Saeima lēmumu pārcelt obligāto strukturēto e-rēķinu izmantošanu uzņēmumu savstarpējos jeb B2B darījumos uz 2028. gada 1. janvāri pieņēma 2025. gada 5. jūnijā. Sākotnēji prasībai bija jāstājas spēkā jau 2026. gadā, taču termiņš tika pagarināts par diviem gadiem, lai mazajiem uzņēmumiem, pašnodarbinātajiem un citām organizācijām būtu vairāk laika tehnoloģiskai un organizatoriskai sagatavošanai.
Pašlaik pāreja notiek pakāpeniski. Kopš 2025. gada e-rēķini jau ir obligāti norēķinos starp uzņēmumiem un budžeta iestādēm, bet no 2026. gada šajos darījumos e-rēķinu dati ir jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam. Savukārt B2B darījumos datu nodošana VID līdz 2027. gada beigām ir brīvprātīga.
IT uzņēmuma “Dativa” stratēģisko klientu vadītājs Dainis Dosbergs Tezinas.lv iesūtītajā ekspertviedoklī brīdina, ka uzņēmumiem nevajadzētu uztvert 2028. gadu kā tālu termiņu. Sistēmu pielāgošana, grāmatvedības procesu pārskatīšana un vienošanās ar klientiem vai piegādātājiem var prasīt ievērojami vairāk laika, nekā sākotnēji šķiet.
PDF rēķins nav e-rēķins
Šī, iespējams, ir viena no svarīgākajām niansēm. PDF fails, kuru grāmatvedis nosūta pa e-pastu, nav strukturēts e-rēķins. Valsts ieņēmumu dienests e-rēķinu definē kā dokumentu, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā, mašīnlasāmā formātā, kas ļauj to automātiski elektroniski apstrādāt. Latvijā e-rēķina datne ir XML formātā un tai jāatbilst noteiktajam Eiropas standartam un PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai. Atšķirība nav tikai tehniska.
PDF dokumentā grāmatvedības programma “redz” dokumentu. Strukturētā e-rēķinā sistēma var atpazīt konkrētus datus – piegādātāju, rēķina numuru, summu, PVN, apmaksas termiņu, darījuma pozīcijas un citu informāciju – un ievadīt tos grāmatvedībā bez manuālas pārrakstīšanas. Tieši automatizācija ir viens no galvenajiem e-rēķinu sistēmas ieguvumiem.
Latvija e-rēķinu izmantošanā pagaidām ir lejasgalā
Uzņēmumiem dotais papildu sagatavošanās laiks nav nejaušs. Eiropas Komisijas pasūtītajā pētījumā par e-rēķinu izmantošanu redzams, ka 2023. gadā Latvija atradās starp ES valstīm ar viszemāko uzņēmumu īpatsvaru, kuri nosūta strukturētus e-rēķinus. Latvija grafikā atradās tikai nedaudz virs Bulgārijas un Polijas, kamēr Itālijā un Somijā šāda prakse bija kļuvusi gandrīz universāla. Tas nav tikai e-rēķinu jautājums.
Jaunākais 2026. gada Eiropas Komisijas Digitālās desmitgades ziņojums rāda, ka vismaz pamatlīmeņa digitālo intensitāti sasniedz 58,5% Latvijas mazo un vidējo uzņēmumu, kamēr ES vidēji – 71,4%. Komisija īpaši norāda, ka Latvijas MVU digitalizācija joprojām atpaliek un ka arī mākoņpakalpojumu un datu analītikas izmantošana ir zem ES vidējā līmeņa.
Tas nozīmē, ka 2028. gada e-rēķinu reforma skars tieši uzņēmumu grupu, kurai digitālā transformācija daudzos gadījumos vēl nav pabeigta.
No 2028. gada rēķins būs arī jānodod VID
Uzņēmumiem būtiska būs vēl viena pārmaiņa. No 2028. gada 1. janvāra B2B darījumos ne tikai būs jāizraksta strukturēti e-rēķini – izsniegto e-rēķinu dati būs jānodod arī VID.
VID paredz vairākus datu nodošanas ceļus. Informācija var nonākt VID no e-adreses, e-rēķinu pakalpojumu sniedzējiem vai paša nodokļu maksātāja. Uzņēmums XML datni varēs augšupielādēt EDS vai nosūtīt no grāmatvedības programmas, izmantojot VID API, ja programmatūrai šāda integrācija ir izveidota.
VID arī nosaka termiņu: strukturētā e-rēķina dati jāiesniedz ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas dienas.
Tātad uzņēmumam nepietiks ar spēju izveidot pareizu XML failu. Būs jābūt sakārtotam arī procesam, kā tas tiek nosūtīts klientam un kā informācija nonāk VID.
Kļūdu labošana kļūs daudz formālāka
Šeit uzņēmumus var sagaidīt viena no mazāk redzamajām pārmaiņām. Šobrīd nelielā uzņēmumā var gadīties ļoti vienkāršs scenārijs: rēķinā pamanīta kļūda, grāmatvedis izlabo PDF failu un nosūta klientam jaunu versiju. Strukturētas un valstij ziņotas rēķinu aprites sistēmā šādam neformālam procesam būs daudz mazāk vietas.
Ja rēķina informācija jau nonākusi sistēmās un VID, uzņēmumam jāspēj saglabāt skaidru dokumentu izmaiņu ķēdi. Atkarībā no kļūdas rakstura praksē tas var nozīmēt kredītrēķina sagatavošanu un jauna vai koriģēta dokumenta izrakstīšanu. Tādēļ e-rēķinu ieviešana nav tikai IT projekts. Tā mainīs arī grāmatvežu ikdienas darba disciplīnu.
E-rēķins var mazināt arī krāpšanas risku
Ir vēl viens ieguvums, par kuru diskusijās runā mazāk – kiberdrošība. Viens no uzņēmumiem bīstamākajiem krāpšanas scenārijiem ir Business Email Compromise jeb BEC. Uzbrucējs iegūst piekļuvi uzņēmuma vai sadarbības partnera e-pastam un īstajā rēķinā nomaina maksājuma rekvizītus. Rezultātā uzņēmums var pilnīgi pārliecinoša rēķina dēļ pārskaitīt naudu krāpniekam.
Strukturēta rēķinu aprite caur specializētiem kanāliem pati par sevi krāpšanu nepadara neiespējamu, tomēr tā samazina atkarību no parasta e-pasta pielikuma un ļauj uzņēmumu sistēmās izveidot automatizētas pārbaudes.
Papildu drošības slānis Eiropā ir Verification of Payee jeb maksājuma saņēmēja pārbaude. Pēc ES tūlītējo maksājumu regulējuma ieviešanas eirozonā šis mehānisms sāka darboties 2025. gada oktobrī: pirms maksājuma iespējams pārbaudīt saņēmēja vārda vai nosaukuma atbilstību norādītajam kontam. Eiropas Centrālā banka pēc ieviešanas šo mehānismu raksturoja kā sekmīgi ieviestu, lai gan praksē saglabājas arī pilnveidojami aspekti.
E-rēķins un Verification of Payee ir divi atšķirīgi mehānismi, tomēr kopā tie var samazināt risku, ka uzņēmums nepamanīti apmaksā manipulētu rēķinu.
Lielākais ieguvums var nebūt VID
No uzņēmēja skatpunkta e-rēķinu reforma sākotnēji var šķist kā vēl viens valsts noteikts administratīvais pienākums. Taču tehnoloģijas ekonomiskais ieguvums parādās tad, ja uzņēmums izmanto strukturētos datus automatizācijai.
Eiropas Komisijas pētījumā secināts, ka e-rēķini var būtiski paātrināt rēķinu apstrādi un samazināt manuālā darba apjomu. Vienlaikus pētnieki uzsver svarīgu ierobežojumu – e-rēķins pats par sevi nepiespiedīs klientu rēķinu apmaksāt savlaicīgi. Tas uzlabo procesu efektivitāti, nevis automātiski maina maksāšanas disciplīnu.
Tieši šeit slēpjas atšķirība starp formālu un pilnvērtīgu e-rēķinu ieviešanu.
Ja uzņēmums XML failu tikai izveido tāpēc, ka to pieprasa likums, bet pēc saņemšanas darbinieks datus tāpat manuāli pārraksta citā sistēmā, liela daļa digitalizācijas ieguvuma pazūd.
Ja rēķins automātiski nonāk uzņēmuma grāmatvedībā, tiek pārbaudīts pret pasūtījumu, novirzīts pareizajai struktūrvienībai un ievietots apstiprināšanas plūsmā, tad mainās pats darba process.
Pavadzīmes var kļūt par nākamo neatrisināto jautājumu
Tieši šeit Dativa iesūtītajā ekspertviedoklī izcelts vēl viens praktisks “zemūdens akmens” – rēķina un preču pavadzīmes paralēlā dzīve. Uzņēmums var elektroniski nosūtīt strukturētu rēķinu par piegādāto preci, bet kopā ar fizisko preci joprojām pārvietojas atsevišķs pavadzīmes dokuments. Ja abi dokumenti pēc tam uzņēmumā tiek apstrādāti atsevišķās sistēmās, rodas dubults administratīvais process.
Dativa norāda, ka savā darbā ar pašvaldībām šādu situāciju redz regulāri, taču uzņēmuma minētais aptuveni miljons papildu dokumentu gadā ir paša uzņēmuma aplēse, nevis valsts oficiālā statistika. Tāpēc pavadzīmju integrācija var kļūt par nākamo diskusiju pēc tam, kad pati e-rēķinu sistēma būs nostiprinājusies.
Ko uzņēmumam vajadzētu izdarīt pirms 2028. gada?
Līdz obligātajam termiņam uzņēmumam nav obligāti uzreiz jāiegādājas dārga jauna sistēma. Taču būtu vērts jau tagad saprast savu pašreizējo rēķinu aprites ķēdi:
- noskaidrot, vai izmantotā grāmatvedības programma spēj sagatavot un saņemt standartam atbilstošus strukturētus e-rēķinus;
- vienoties ar ārpakalpojuma grāmatvedi par to, kurš sagatavos, nosūtīs un nepieciešamības gadījumā labos e-rēķinus;
- izvērtēt, pa kuru kanālu e-rēķini tiks nosūtīti un kā dati tiks nodoti VID;
- lielākiem uzņēmumiem savlaicīgi vienoties ar sadarbības partneriem par papildu informāciju, kas nepieciešama automātiskai rēķinu apstrādei.
Svarīgākais jautājums uzņēmumam nav: “Vai mēs spēsim izveidot XML failu?” Daudz vērtīgāks jautājums ir: “Vai 2028. gadā mūsu sistēma spēs šo rēķinu apstrādāt bez cilvēka manuālas pārrakstīšanas?” Tieši tur atrodas robeža starp likuma prasības izpildīšanu un reālu digitalizāciju.
2028. gada 1. janvāris šobrīd var šķist pietiekami tāls. Taču Saeima termiņu jau vienreiz pārcēla tieši tādēļ, lai uzņēmumiem dotu papildu laiku sagatavoties.
Tāpēc uzņēmumiem, kuri joprojām strādā pēc principa PDF → e-pasts → manuāla ievade grāmatvedībā, tuvākie mēneši ir piemērots laiks saprast, kas būs jāmaina. Pretējā gadījumā 2027. gada beigas var kļūt par brīdi, kad vienlaikus pēc risinājuma sāks steigties desmitiem tūkstošu uzņēmumu.
Informācijas avoti: Latvijas Republikas Saeima, Valsts ieņēmumu dienests, Finanšu ministrija, Eiropas Komisija, ES Payment Observatory, Eiropas Centrālā banka; raksta sagatavošanā izmantots arī IT uzņēmuma “Dativa” stratēģisko klientu vadītāja Daiņa Dosberga Tezinas.lv iesūtītais ekspertviedoklis.
www.tezinas.lv – biznesa ziņas
